Etapas de Registro de sua Empresa
O registro de uma empresa é um procedimento que varia de acordo com a região, e com o tipo de empresa a ser aberta. É muito importante a sua efetivação, pois permite a ampliação de novos negócios e de mercado. Alguns estados contam com uma estrutura que centraliza todos os órgãos responsáveis pelo registro, cadastramento e legalização de empresas. De qualquer forma, descreveremos a seguir os principais procedimentos para abertura de uma pequena ou micro empresa.
Procedimentos Preliminares
1. Escolha da Razão Social e Nome Fantasia
No caso da escolha de um nome, é aconselhável ir à Junta Comercial de sua cidade, para checar se não existe outra empresa com nome igual ou semelhante ao que você escolheu, no mesmo ramo de negócios, evitando-se, assim, aborrecimentos futuros. Não copie nomes, marcas, já existentes, pois existem legislações específicas sobre o assunto.
O site do INPI - Instituto Nacional de Propriedade Industrial, entidade responsável pelo registro de marcas possui diversas informações sobre como proceder este registro.
2. Prepare a documentação
Toda a documentação necessária à abertura de sua empresa dependerá do tipo de empresa que você escolher (Sociedade por Quotas de Responsabilidade ou Firma Individual) e das exigências e particularidades dos órgãos de seu Estado ou Município. A empresa classifica-se em:
2.1.Firma Individual
É constituída por uma única pessoa, que passa a ser responsável, com seus bens pessoais, pelas obrigações contraídas em nome da empresa, de forma ilimitada.
No caso de abertura de Firma Individual, é necessário, entre outros documentos, o preenchimento da Declaração de Firma Mercantil Individual (anexo), cujo formulário é adquirido em qualquer papelaria. Os outros documentos necessários são:
01 cópia autenticada do CPF e identidade do titular;
01 cópia autenticada do comprovante de residência do titular;
04 vias da Declaração de Firma Individual (anexo);
03 vias da Carta de Solicitação de Enquadramento de Micro empresa;
01 cópia autenticada do contrato de locação, da escritura do imóvel ou documento equivalente em nome do titular da empresa;
01 via da CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica);
02 vias do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);
02 capas de Acompanhamento da Junta Comercial para microempresa;
01 via da F. A. C (Ficha de Atualização Cadastral)
02 vias do R.E.S (Requerimento de Enquadramento do Simples).
2.2 Sociedade por Quotas de Responsabilidade
É constituídos por duas ou mais pessoas, com o fim de explorar uma atividade industrial e/ou comercial. A responsabilidade de cada sócio é limitada à importância do capital social, que é dividido em quotas e distribuído entre os sócios.
Na Sociedade por Quotas de Responsabilidade há necessidade de confecção de um contrato social, que deverá conter o objeto social da empresa (sua finalidade), capital e valor das quotas de responsabilidade de cada sócio, indicação de quem vai assinar pela empresa, retiradas e pró-labores dos sócios, imprevistos na dissolução da sociedade, sede da empresa e documentos dos sócios.
Deverá ainda constar do contrato social, obrigatoriamente para as pequenas empresas, a assinatura de um advogado devidamente inscrito na OAB e de duas testemunhas que não podem ter qualquer grau de parentesco com os sócios, bem como a identificação do contador da empresa. Os outros documentos necessários para abertura de uma Sociedade por Quotas de Responsabilidade são os seguintes:
01 cópia autenticada do CPF e da identidade de todos os sócios;
01 cópia da identidade das testemunhas (não podem ter grau de parentesco com os sócios);
01 cópia autenticada do comprovante de residência do(s) sócio(s) gerente(s).
01 cópia autenticada do contrato de locação da empresa, escritura do imóvel ou documento equivalente, em nome de pelo menos um dos sócios com firma reconhecida;
04 jogos do contrato social;
02 capas de acompanhamento da Junta Comercial (para microempresa, no caso de pequena empresa apenas 1 capa), com os seguintes formulários:
01 via do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) em disquete e formulário;
01 via do anexo do CNPJ (Quadro societário) em disquete e formulário;
01 via da Ficha de Cadastro Nacional de Empresas- modelo 1 - FCN 01 (anexo)
01 via da Ficha de Cadastro Nacional de Empresas- modelo 2 – FCN 02 (anexo)01 via da Ficha Cadastral (anexo)
04 vias do Requerimento de Enquadramento como Microempresa (nível estadual)
Sociedade por quotas de responsabilidade
Definição:
Este tipo de sociedade foi regulamentado pelo Decreto-Lei nº 3.708, de 10 de Janeiro de 1919, Faz quase um século, mas continua sendo a preferida e responde por 96% dos arquivamentos de instrumentos contratuais de sociedades no Brasil. São características desse tipo de sociedade:
Simplicidade na sua elaboração, diferente, por exemplo, das sociedades anônimas, que têm como característica um alto nível de formalidades;
Dela, não se exige a publicação de balanços e outros atos societários em jornais de circulação;
Opcionalmente, poderá fazer uso de Firma Social ou denominação.
Na Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada, como o próprio nome já diz, os sócios respondem apenas pelo investimento no seu capital social, caso esse capital esteja integralizado. A parcela não integralizada é de responsabilidade solidária dos sócios, até o saldo final. Desta forma, como regra, o patrimônio particular dos sócios não responde pelas obrigações decorrentes dos atos normais de gestão.
Contrato social:
O Contrato Social é o documento que estabelece normas de relacionamento de negócios entre os sócios e a sociedade, e entre a sociedade e terceiros (bancos, fornecedores, credores), além de determinar direitos e obrigações aos sócios-gerentes.
Este documento tem a mesma força vinculadora da lei, por isso sua violação é a mesma coisa que infringir a lei. Assim o sócio-gerente deve atuar de acordo com as normas contratuais, cumprindo as suas funções de gestão e representação, na direção das disposições legais e contratuais.
3. Etapas para o registro da sociedade
3.1. Junta comercial
Na Junta Comercial ocorre o registro e enquadramento como micro-empresa através do preenchimento da Ficha de Cadastro Nacional de Empresas – FCN 1, da Ficha de Cadastro Nacional de Empresas – FCN2, bem como através do arquivamento do Contrato Social de sua empresa. Este deve estar formalmente enquadrado, atendendo as exigências legais, para que o registro seja concedido. Há ainda o Requerimento de Enquadramento do Simples para que seja aplicada a lei no que se refere à cobrança de impostos. Nessa fase também ocorre a pesquisa prévia do nome empresarial desejado, evitando-se o retorno posterior do processo por colidência de nome com outro já protegido, ou por erro na sua composição. Importante lembrar que, antes dessa fase, já foi feita a consulta prévia de endereço, para verificar se a localização do ramo de atividade no endereço pretendido é compatível com a legislação de zoneamento da cidade ou município.
3.2. Secretaria da Receita Federal/ Secretaria Estadual de Fazenda
Nos postos da Receita Federal e da Secretaria Estadual de Fazenda, os empresários verificam a sua situação fiscal e a de empresas nas quais tenham participação. Na Secretaria da Receita Federal ocorre a inscrição federal no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, com o preenchimento da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica e do Quadro de Sócios e Administradores (formulários anexos). Já na Secretaria Estadual de Fazenda, é feita a inscrição estadual, que só deve ser feita após o arquivamento dos atos constitutivos (Contrato Social) da sociedade na Junta Comercial.
3.3 Prefeitura Municipal
Será solicitada, pela Prefeitura Municipal, documentação complementar para retirar o alvará de funcionamento da empresa. Para se realizar esta etapa, é necessário que todos os registros e documentações anteriores estejam prontos. É importante também, verificar junto à Secretaria de Saúde Estadual quais são os procedimentos na atividade de comércio, alimentos, saúde, estética, academias e indústrias.
4. Etapas de registro de Firma Mercantil Individual
A Firma Mercantil Individual tem muitas semelhanças com a Sociedade por Quotas de Responsabilidade no que se refere às formalidades para o seu registro. Entretanto, o procedimento para registro de uma Firma Individual é mais simples do que o da Sociedade.
4.1 Cartório de registro civil de pessoa jurídica
Em primeiro lugar, para o registro de uma Firma Mercantil Individual, não há a necessidade de confecção de um Contrato Social, o registro é feito no Cartório de Registro Civil, onde são preenchidos os formulários de Ficha Cadastral (anexo), Declaração de Firma Mercantil Individual (anexo) e o Requerimento de Enquadramento do Simples (anexo). Há exceções em locais como o Distrito Federal onde o registro é feito na própria Junta Comercial assim como na Sociedade.
4.2 Secretaria da Receita Federal/ Secretaria Estadual de Fazenda
Nesta etapa deverá ser providenciada, junto à Secretaria da Receita Federal, a inscrição federal no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ (anexo) e posteriormente a inscrição estadual junto à Secretaria Estadual de Fazenda.
4.3 Prefeitura Municipal
Será solicitada, pela Prefeitura Municipal, documentação complementar para retirar o alvará de funcionamento da empresa. Para se realizar esta etapa, é necessário que todos os registros e documentações anteriores estejam prontos. É importante também, verificar junto à Secretaria de Saúde Estadual quais são os procedimentos na atividade de comércio, alimentos, saúde, estética e academias.
Funcionamento da Empresa
Esta etapa significa o início da empresa, propriamente dito.
Para iniciar seu negócio, de acordo com as exigências legais, as empresas precisam das seguintes providências:
Adquirir livros fiscais
Imprimir notas fiscais
Registrar empregados
Como começar? Adquirindo os livros fiscais nas papelarias.
Livro de prestação de serviços
Livro de registro de inspeção de trabalho
Livro ou Fichas de registro de empregados
Livro de entradas de mercadorias
Livro de saída de mercadorias
Livro de registro de utilização de documentos fiscais e Termos de ocorrência
Livro de registro de apuração de ICMS
Livro de registro de controle de produção e de estoque para estabelecimentos industriais
Livro de registro de inventário
Livros fiscais
Registro de apuração de IPI
Livro de apuração de lucro real (LALUR)
Livro diário
Os livros ficais deverão ser autenticados na Secretaria da Receita Estadual.
As microempresas estão dispensadas de alguns livros fiscais, conforme legislação. Vale esclarecer que os livros caixa e inventário são obrigatórios.
As Notas Fiscais variam de acordo com:
Ramo de atividades da empresa
Forma de comercialização dos produtos ou serviços. As informações podem ser obtidas junto a Secretaria da Receita Estadual ou no SEBRAE local.
A autorização para a impressão dos blocos de Notas Fiscais é fornecida pela Secretaria da Receita Estadual.
Registro de Empregados
Este registro é obrigatório para todas as empresas, devendo estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente, de acordo com as instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho e autenticado pelos órgãos regionais, em até 30 dias.
Estes registros, em livros ou fichas devem estar sempre à disposição da fiscalização, devendo conter:
Identificação do empregado, com número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social, ou Número de Identificação do Trabalhador.
Cargo ou Função
Remuneração e forma de pagamento
Local e horário de trabalho
Concessão de férias
Identificação da conta vinculada do FGTS e da conta do PIS/PASEP
Acidente de trabalho e doença profissional se for o caso.
A não observância das exigências legais implica em multas conforme legislação competente.
Consulte seu contador ou as Delegacias Regionais do Trabalho em caso de dúvidas ou informações adicionais.
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